Utasítások fájlok, lapok és mappák kézi varrásához cérnával

A „varrni” szó hallatán a legtöbb embernek dolgok jutnak eszébe: nadrág, lepedő, párna, párnahuzat, kabát vagy akár plüssállat. Kevesen tudják – kivéve persze, ha irodai dolgozók –, hogy dokumentumokat is lehet varrni. Néha ez sokkal fontosabb, mint egy paplanhuzat varrása. Mint tudják, szinte minden szervezet és vállalkozás áttért már a belső elektronikus dokumentumkezelésre, amikor együttműködik a vállalkozókkal, sőt, még a jövedelemadó-bevallások és a bírósági határozatok benyújtásakor is.

Az általános számítógépesítés ellenére a papíralapú dokumentumok továbbra is fontosak a jogi személyek számára. Az elveszés vagy összekeveredés elkerülése érdekében össze kell varrni őket. A folyamat látszólagos egyszerűsége ellenére nagyon fontos, ezért mindenkinek tudnia kell, hogyan kell helyesen kézzel varrni a dokumentumokat, hogyan kell ügyeket benyújtani. Erről bővebben alább.

Milyen dokumentumokat varrnak irodai munkában?

A dokumentumokat össze kell varrni, hogy ne vesszenek el és ne kelljen pótolni őket, és a hatalmas mennyiségű dokumentáció miatt is szükség szerint varrják össze őket, ami segít elkerülni a zavart.

Általában azokat a dokumentumokat varrják össze, amelyeket levéltárba kell benyújtani, jelentésre küldeni, vagy amelyek különleges értékkel bírnak a tulajdonos számára.

A feltétlenül összevarrandó papírok listája:

• Ellenőrzés;
• Levéltári;
• Számvitel;
• Személyzet.

Dokumentumok cérnával való varrásához szükséges anyagok

Ha klasszikus módszerrel varr dokumentumokat, a következő anyagokra lesz szüksége:

• Borítók. Három típus létezik: normál - az ilyen borítók mérete 22,9 x 32,4 cm (ez a méret alkalmas szabványos A4-es méretű dokumentumpapírhoz); nem szabványos - az ilyen típusú borítókat akkor használják, ha a papírok mérete eltér a szabványtól; archiválási tároláshoz - az ilyen borítókat nagyszámú formátumban gyártják (nagyon kemény kartonból készülnek, és ez hozzájárul a dokumentáció hosszú távú tárolásához).
• Tanúsítólap. Amikor a dokumentáció teljesen össze van varrva és meg van számozva, tanúsító feliratot kell készíteni. Ezt egy külön papírlapon kell elkészíteni, és a mappa utolsó lapjának hátoldalán található. A jegyzetet speciális ragasztóval kell leragasztani, hogy idővel ne essen le.
• Olló és ragasztó.
• Lyukasztó.
• Különböző méretű tűk, cérna, ár, kötél vagy zsineg.

A dokumentumlapokat általában cérnával rögzítik. Így egy kis papírköteget kötnek össze. Az ilyen típusú varráshoz általában tűt és levélpapír lyukasztót használnak, majd a cérnát egy aláírásmatricával rögzítik, amely jelzi, hogy a dokumentációt hitelesítették. Sok papírlap rögzítéséhez vastag zsineget vagy csavarhúzót használnak.

Hogyan kell megfelelően összevarrni a dokumentumokat: lépésről lépésre útmutató

Több lehetőség is létezik a fájlok és dokumentációk összefűzésére. A különbség köztük az, hogy minden módszernél eltérő a lyukak száma és a köztük lévő távolság.

Két lyukban

A legegyszerűbb módszer. Olyan dolgozatokhoz alkalmas, amelyeket később nem nyújtanak be elbírálásra. Ehhez a következőket kell tennie:

1. Nyomtassa ki és hajtsa össze a lapokat sorrendben;
2. Használjon lyukasztót kis lyukak létrehozásához;
3. Fűzd át a cérnát a lyukakon úgy, hogy legyen hely egy csomónak az elülső oldalon;
4. Vágj le egy kis lapot a varrógépről, és ragaszd a csomó tetejére úgy, hogy a cérna végei kilógjanak alóla.

Három lyukban

Először jelölje meg a szükséges furatok helyét, lehetőleg középen, hacsak másképp nincs előírva. A furatokat egyenlő távolságra kell elhelyezni egymástól, a dokumentáció bal széle mentén. Ezután tegye a következőket:

1. Tűvel készítsen lyukat a lap bal oldalának közepén úgy, hogy a tű hátulról menjen be, és elölről menjen ki.
2. Készítsen egy második szúrást. A tűnek elölről kell bejutnia, és hátulról kell kijönnie.
3. Készítsd el a harmadik lyukat. A tűnek hátulról kell bejutnia, és elölről kell kijönnie.
4. Fűzd át újra a tűt az első lyukon, és köss rá egy csomót, körülbelül 7 cm hosszú farkat hagyva.
5. Illessze be a firmware lapot.
6. Feliratkozás.

Négy lyukon

Gyakran több mint 3 lyukba kell varrni őket. Felmerül a kérdés, hogyan kell 4 lyukba cérnával varrni a tokokat. A lépések sorrendje, ha kitalálni kell, hogyan kell 4 lyukba varrni a tokokat, a következő:

1. Készítsen lyukakat tűvel;
2. Helyezze be a tűt a rossz oldalról a második lyukon keresztül;
3. Fűzd át a szálakat a jobb oldali első lyukon;
4. Ezután a tű a jobb oldali két lyukba kerül;
5. Ezután a tű jobbról a harmadik lyukba megy;
6. Ezután megtörténik az átmenet a bal oldali protokollra;
7. Tovább a harmadik lyukra;
8. Szükséges egy kimenetet készíteni a hátoldalon, és egy csomóval rögzíteni.

Öt lyukon

Ezt a módszert ritkán alkalmazzák. Általában 3-4 furatra van szükség. Az 5 furatra való emelés azt jelzi, hogy az ilyen dokumentáció nagyon fontos és szigorú jelentéstételt igényel.

A tű befűzésének algoritmusa a lyukak számától függ:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Az utolsó lépés a szál rögzítése egy csomóval.

A dokumentumvillogás jellemzői: hasznos tippek

Mielőtt elkezdené a dokumentumok varrásával kapcsolatos munkát, meg kell ismerkednie az összes szabállyal és finomsággal, valamint tanulmányoznia kell az eljárás standard követelményeit. A tanúsító lapot ragasztóstifttel vagy PVA-val ragasztják a csomóhoz és a cérnához. Ezután az intézmény vezetőjének aláírását, a varrás dátumát és a vállalkozás pecsétjét a lapra helyezik.

Rengeteg különféle dokumentációt kell bekötni. Ilyenek például a fényképek, rajzok és diagramok. Az ilyen dokumentumok a lap teljes területét elfoglalják, ezért a hátoldalukon számozni kell őket. Térképek és rajzok esetén két A4-es lapot használnak, de ugyanazzal a számmal vannak számozva, és minden felhasznált lapot fel kell tüntetni a megjegyzésben.

Hogyan számozzuk a lapokat

Mielőtt elkezdené a lapok számozását, számos feltételt kell tanulmányoznia:

• A számozás egytől kezdődik, arab számokkal;
• Ha van egy boríték levelekkel, akkor először magát a borítékot számozzák meg, majd az összes többi mellékelt papírt;
• Amikor más, már számozott dokumentumokat csatolnak a dokumentációhoz, azokat továbbra is sorrendben kell megjelölni;
• A lapszámokat minden lap jobb felső sarkában kell elhelyezni, a dokumentum szövegének károsítása nélkül;
• A leltárhoz nem szükséges számozás;

• A nem szabványos formátumú lapokat ki kell hajtani, és csak ezután kell számozni a jobb felső sarokban;
• Térképek és rajzok esetén két A4-es lapot használnak, de ugyanazzal a számmal vannak számozva, és minden felhasznált lapot felsorakoztatnak a megjegyzésekben;
• Ha a fényképeket és az okleveleket csak az egyik oldalukra ragasztják, azokat külön számozzák.

Hogyan kell hitelesíteni egy összefűzött dokumentumot

Az eljárás befejezése után hitelesítő feliratot kell készíteni. Ezt egy külön lapon kell megfogalmazni, és a már elkészített dokumentumok utolsó lapjára kell helyezni. A jegyzetnek tartalmaznia kell az összes számozott, összefűzött oldal számát, valamint a dokumentumok állapotára vonatkozó megjegyzéseket, az esetleges foltokat vagy szakadt lapokat. A feliratot a szervezet vezetője írja alá és hitelesíti, feltüntetve beosztását és az aláírás visszafejtését.

A tanúsító feliratot jó minőségű ragasztóval kell ragasztani, hogy hosszú idő után is megbízható maradjon. Szükség van egy pecsétre is, amelynek nemcsak a feliratot, hanem a dokumentumlap egy részét is rögzítenie kell.

Dokumentumvillogásra vonatkozó szabályozási jogszabályok

Bizonyos esetekben, például kiegészítések esetén megengedett a betűszámozás használata. Fontos megjegyezni, hogy a számokat a jobb felső sarokban kell elhelyezni. A klasszikus módszer szerint a lapokat cérnával rögzítik, ha kis mennyiségű papírról van szó. Ennél a módszernél lyukasztót vagy tűt használnak.

A bizalmi matricát nem lehet öntapadó anyaggal és szilikát ragasztóval vagy ragasztóstifttel ragasztani. Ezen ajánlásokon kívül számos más iparági előírás is meghatározza az üzleti dokumentumok varrásának szabályait.

Tehát megvizsgáltuk, hogyan kell megfelelően varrni a fájlokat kézzel tűvel és cérnával, valamint hogyan kell varrni a 4 vagy több lyukú lapokat. A mappák és egyéb dokumentumok rejtett öltésekkel való varrásának megtanulása nem nehéz.